SPEYZER Group brengt structuur in treasury met ondersteuning van Orchard Finance

SPEYZER Group is een Europese groothandelsorganisatie die ongeveer 57.000 non-food producten levert aan retailmarkten in Europa. De groep bestaat uit vijf bedrijven, EDCO, Edelman, MAXECOM, Newco en SHI, die elk actief zijn in verschillende productsegmenten.

Door jaren van groei via overnames was de commerciële organisatie sterk ontwikkeld, maar de treasuryfunctie was minder meegegroeid. Bank Account Management, betalingen en valutatransacties werden decentraal beheerd door de verschillende werkmaatschappijen.

Om meer structuur, inzicht en controle te creëren binnen treasury schakelde SPEYZER de ondersteuning in van Orchard Finance.

Een versnipperd treasurylandschap

Toen Orchard Finance betrokken raakte bij SPEYZER, was de treasury functie binnen de groep grotendeels decentraal georganiseerd.

Elke werkmaatschappij onderhield eigen bankrelaties en werkte met afzonderlijke online bankportalen. In totaal ging het om ongeveer 120 bankrekeningen bij circa 10 verschillende banken. Een centraal treasury management systeem ontbrak.

Liquiditeitsinformatie werd voornamelijk via spreadsheets verzameld en handmatig bijgewerkt, waardoor een dagelijks geconsolideerd overzicht van de kaspositie ontbrak.

Volgens Guus Groote Schaarsberg, treasury specialist vanuit Orchard Finance, was dat een herkenbare situatie bij snelgroeiende organisaties.

“SPEYZER was snel gegroeid door overnames. Maar treasury was nooit centraal ingericht. Daardoor ontbrak het overzicht: waar staat het geld, welke betalingen komen eraan en hoe groot is de totale liquiditeitspositie van de groep?”, aldus Guus

Voor een organisatie met ongeveer €700 miljoen omzet en wereldwijde inkoopstromen betekende dit dat er vaak relatief hoge kasbuffers werden aangehouden op lokale rekeningen. Tegelijkertijd maakte de groep gebruik van externe financiering.

Stabiliteit en inzicht creëren

De eerste stap was het verkrijgen van inzicht en toegang tot alle bankrekeningen. 

Guus Groote Schaarsberg: “De eerste prioriteit was simpel: zorgen dat je inzicht krijgt,” zegt Guus. “Zonder een real time overzicht van je liquiditeit kun je eigenlijk geen actief treasurybeleid voeren.”

Samen met SPEYZER werd daarom een selectieproces gestart voor een centrale treasury- en bankconnectiviteitsoplossing. Uiteindelijk werd gekozen voor Cobase als platform om bankrekeningen te koppelen, betalingen te centraliseren en liquiditeitsinformatie te consolideren.

Orchard Finance leidde het traject van selectie tot implementatie.

Binnen enkele maanden werden vrijwel alle bankrekeningen aangesloten, waardoor treasury voor het eerst een geconsolideerd overzicht kreeg van de kasposities binnen de groep.

Structuur in betalingen en liquiditeitsbeheer

Een tweede belangrijk onderdeel van de transformatie was het centraliseren van het betalingsverkeer.

Voorheen werden betalingen lokaal uitgevoerd via verschillende bankportalen, vaak op momenten die per entiteit verschilden. Door het invoeren van een centrale payment hub kon SPEYZER uniforme autorisatieprocedures en duidelijke controlemechanismen invoeren.

De organisatie stapte over naar een gestructureerde wekelijkse betalingscyclus, waardoor treasury beter inzicht kreeg in de timing van uitgaande kasstromen.

Volgens Guus zorgde dit niet alleen voor efficiency, maar vooral voor betere beheersing.

“Door betalingen te bundelen en centraal te laten verlopen, ontstaat er rust in het proces. Je weet wanneer geld de deur uitgaat en je kunt liquiditeit daar actief op sturen.”, aldus Guus 

Efficiënter gebruik van liquiditeit

Het verbeterde inzicht maakte ook duidelijk dat de groep relatief veel geld, in verschillende valuta, verspreid over verschillende rekeningen aanhield, terwijl er tegelijkertijd externe financiering werd gebruikt. Op basis van dat verbeterde inzicht werd een multi-bank en multi-currency cash pool structuur ingericht en werd het FX management gecentraliseerd.

Door liquiditeit centraal te beheren en rekeningen alleen te financieren wanneer dat nodig was, kon SPEYZER het werkkapitaal efficiënter inzetten.

“Voorheen hield elke entiteit zijn eigen buffer aan,” zegt Guus. “Als je dat centraliseert, blijkt vaak dat de totale groep met aanzienlijk minder cash toe kan.”

Door deze aanpak kon het totaal aan operationele kasbuffers aanzienlijk worden verlaagd, wat leidde tot een lagere financieringsbehoefte en flinke besparingen.

Basis voor verdere professionalisering

Naast systemen en processen werd ook aandacht besteed aan governance en structuur binnen treasury.

De nieuwe opzet maakte het mogelijk om gebruikersrechten centraal te beheren, duidelijke autorisatieflows in te richten en een beter audittrail te creëren voor betalingen en transacties.

Nadat de basisstructuur was ingericht en de systemen operationeel waren, stelde SPEYZER Bart Hendriks aan als Group Treasurer om de verdere professionalisering van de treasuryfunctie te leiden.

Bart Hendriks: “Doordat Orchard Finance inzicht en structuur heeft aangebracht in de operationele treasury activiteiten van Speyzer, en deze vergaand heeft geautomatiseerd, kan ik mij richten op strategische aspecten van Treasury.”

Het resultaat

Door de samenwerking met Orchard Finance heeft SPEYZER in korte tijd de basis gelegd voor een centrale en schaalbare treasuryfunctie.

De belangrijkste resultaten zijn:

• Aansluiting van vrijwel alle bankrekeningen op één centraal platform
• Dagelijks geconsolideerd inzicht in de liquiditeitspositie van de groep
• Centralisatie van betalingsprocessen met gestandaardiseerde autorisaties
• Meer controle en governance binnen treasury
• Inrichting cashpooling structuur
• Centrale executie en registratie FX management
• Efficiënter gebruik van liquiditeit en lagere financieringsbehoefte
• Een solide fundament voor verdere professionalisering van treasury

Waar treasury voorheen vooral reactief opereerde, beschikt SPEYZER nu over de structuur en het inzicht om liquiditeit en financiële risico’s actief te sturen.