Strukton bouwt stap voor stap aan een toekomstbestendige treasury functie 

Toen Strukton eind 2021 begon met het professionaliseren van treasury processen, waren de financiële processen binnen de organisatie sterk decentraal ingericht. Divisies en landen werkten grotendeels zelfstandig, informatie was verspreid over verschillende systemen en spreadsheets en en daarmee was er niet op één plek overzicht over cashposities, bankrekeningen en financiële risico’s. 

Inmiddels heeft Strukton belangrijke stappen gezet. Na een treasury scan, de verdere opbouw van de treasury functie en een uitgebreid selectietraject implementeerde de organisatie samen met Orchard Finance een centraal Treasury Management Systeem; Nomentia. Daarmee is een fundament gelegd voor meer inzicht, standaardisatie en verdere automatisering. 

Een centrale treasury functie als vertrekpunt 

De samenwerking tussen Strukton en Orchard Finance begon eind 2021 toen Orchard Finance werd gevraagd om de bestaande situatie in kaart te brengen en te adviseren over de inrichting van een professionele treasury functie. 

De behoefte daaraan was duidelijk. Binnen de verschillende landen en bedrijfsonderdelen werden treasury activiteiten grotendeels lokaal uitgevoerd. Daardoor ontbrak een centraal overzicht van onder meer bankrekeningen, cashposities, kredietlijnen en garanties. 

“De organisatie was heel decentraal ingericht. De verschillende landen deden veel zelfstandig en er was nog geen centrale treasury functie. De scan moest ons eerst een goed beeld geven van de banken, rekeningen en treasury activiteiten binnen de groep”, aldus Rick Polhout, Treasury Analist bij Strukton. 

Strukton wilde beter kunnen bepalen waar middelen zich bevonden, hoe de liquiditeit zich ontwikkelde en waar bijsturing nodig was. 

Vier aanbevelingen voor verdere professionalisering 

De treasury scan bracht de bestaande werkwijze in kaart en resulteerde in vier samenhangende aanbevelingen. 

De eerste aanbeveling richtte zich op het expliciet inrichten van de treasury functie. Rollen en verantwoordelijkheden tussen Treasury, Controlling en Accounting moesten duidelijker worden afgebakend. Treasury moest bovendien zichtbaarder worden binnen de organisatie en zich ontwikkelen tot businesspartner voor de Business Units en de Executive Board. 

Op het gebied van cash management lagen er duidelijke opgaven: het creëren van een overzichtelijke bank- en rekeningstructuur, het verbeteren van de cash visibility, het opzetten van een accurate forecasting, en het toepassen van automatisering. Een derde aanbeveling was het selecteren en implementeren van een Treasury Management Systeem. Dit systeem moest fungeren als centrale informatiebron voor bankrekeningen, kredietlijnen, garanties en andere treasury activiteiten. 

Tot slot was betere managementinformatie nodig. Actuele informatie over cash, garanties en het gebruik van kredietlijnen moest het management ondersteunen bij beslissingen over liquiditeit, risico’s en investeringen. 

De scan was daarmee vooral een belangrijk startpunt. Niet iedere aanbeveling werd direct uitgevoerd, maar het rapport fungeerde in de jaren daarna als een roadmap en visie en het maakte duidelijk wat er nodig was om de treasury organisatie structureel verder te brengen. 

Eerst de basis op orde 

In de periode na de scan zette Strukton verschillende verbeteringen in gang. Het aantal bankrekeningen werd teruggebracht en er kwamen betere communicatielijnen tussen de entiteiten in de thuislanden. Ook werd gewerkt aan een betere cashflowforecast. 

Toen de huidige invulling van treasury verder vorm kreeg, waren veel processen echter nog afhankelijk van handmatige bestanden. Informatie werd verzameld in verschillende Excel overzichten en de werkwijze verschilde per onderdeel van de organisatie. 

“Er was wel een basis, maar veel gebeurde handmatig en verspreid over verschillende bestanden”, vertelt Anders Meijer, Group Director Corporate Finance and Treasury bij Strukton. “Als je daadwerkelijk wilt sturen, moet je beschikken over betrouwbare en consistente informatie. Dat inzicht was er nog onvoldoende.” 

Strukton koos er bewust voor om niet direct na de scan een systeem te implementeren. Eerst moesten de financiële basis, de forecasting en de interne organisatie verder worden versterkt. Pas daarna was de onderneming klaar voor de volgende stap. 

Van businesscase naar TMS-selectie 

In 2024 besloot Strukton dat een centraal Treasury Management Systeem (TMS) nodig was om de gewenste verdere optimalisatie en standaardisatie te realiseren. Binnen het team was echter nog geen ervaring met het selecteren en implementeren van een TMS. 

Vanuit de bestaande relatie werd Orchard Finance opnieuw betrokken. Orchard Finance hielp Strukton bij het structureren van het selectieproces: van het uitwerken van de wensen en eisen en het opstellen van de RFP tot het selecteren van geschikte leveranciers, het beoordelen van systeem demo’s en het vergelijken van de aanbiedingen. 

“Wij wisten wat we wilden verbeteren, maar hadden nog niet eerder een TMS geselecteerd”, aldus Rick Polhout, Treasury Analist bij Strukton. “Orchard Finance bracht de marktkennis en hielp ons bepalen waar we op moesten letten, welke partijen passend waren en hoe we de verschillende oplossingen goed konden vergelijken.” 

Bij de selectie stond niet de oplossing met de meeste functionaliteiten centraal. Strukton zocht een systeem dat aansloot bij de volwassenheid van de treasury functie, gebruiksvriendelijk was en voldoende ruimte bood om mee te groeien. 

Nomentia sluit aan bij de behoefte van Strukton 

De keuze viel uiteindelijk op Nomentia. De oplossing bood volgens Strukton een goede combinatie van functionaliteit, flexibiliteit, gebruiksgemak en kosten over de volledige looptijd. 

Een belangrijk onderdeel was de ondersteuning van de bankgaranties. Voor Strukton zijn garanties essentieel binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. De workflow, van aanvraag, goedkeuring tot registratie en ontvangst van de garantie, kon in Nomentia worden ondergebracht en op de werkwijze van Strukton worden afgestemd. 

Ook de mogelijkheid om gegevens toegankelijk te maken voor bestaande Power BI-rapportages speelde mee. Strukton beschikte al over eigen rapportages en wilde de informatie uit het TMS daarin kunnen verwerken, in plaats van volledig afhankelijk te worden van een afzonderlijke rapportageomgeving. 

Daarnaast bood het licentiemodel ruimte om het systeem breder binnen de organisatie te gebruiken zonder voor iedere aanvullende gebruiker direct extra licentiekosten te maken. 

“Nomentia sloot goed aan bij waar wij als treasury functie stonden”, vertelt Michiel Stoop, Junior Treasury Analist bij Strukton. “Andere systemen konden soms meer, maar boden daarmee ook functionaliteiten die voor onze organisatie niet direct nodig zijn. Deze oplossing was werkbaar, flexibel en kon met ons meegroeien.” 

Implementeren met verschillende belangen aan tafel 

Na de selectie veranderde de rol van Orchard Finance van adviseur van Strukton naar implementatie lead voor Nomentia. 

Doordat hetzelfde team eerder bij de selectie betrokken was geweest, was er al veel kennis over de behoeften en gewenste inrichting van Strukton. Orchard Finance richtte zich tijdens de implementatie vooral op het projectmanagement, het bewaken van openstaande punten en de afstemming tussen Strukton, Nomentia, de banken en andere betrokken partijen. 

“Bij een TMS-implementatie zijn veel partijen betrokken. De ene bank schakelt sneller dan de andere en ook technisch blijkt een aansluiting soms complexer dan verwacht”, aldus Anders Meijer, Group Director Corporate Finance and Treasury bij Strukton. “De korte lijnen en wekelijkse opvolging hielpen om zicht te houden op de voortgang en openstaande punten.” 

Techniek en processen samenbrengen 

Een belangrijk onderdeel van het project was de integratie met de verschillende ERP-systemen van Strukton. Normaal gesproken zou ieder ERP-systeem afzonderlijk met Nomentia worden verbonden. Strukton koos samen met haar in-house IT-specialisten voor een andere inrichting. 

Er werd één centrale integratie opgezet, dit middels een middleware oplossing, waarop de verschillende ERP-systemen aan de achterzijde konden aansluiten. Deze oplossing vroeg in de implementatiefase extra afstemming en technische inspanning, maar levert op langere termijn een efficiëntere en beter beheersbare infrastructuur op. 

Volgens Strukton laat dit zien dat een TMS-implementatie verder gaat dan het alleen het installeren van een systeem. Treasury, IT, de consultant en de softwareleverancier zijn allemaal nodig. Als één van die onderdelen niet goed is aangehaakt, is het lastig de oplossing goed over de streep te krijgen. Een belangrijk punt was dan ook om de afdelingen IT en inkoop al tijdens de selectie nauw te betrekken. Hierdoor konden technische mogelijkheden, beveiligingseisen en integratievraagstukken vroegtijdig worden meegenomen. 

Een fundament voor de volgende stappen 

Het cashmanagementgedeelte van Nomentia is inmiddels voor een belangrijk deel ingericht. Betalingen worden verder gecentraliseerd en Strukton beschikt over meer inzicht en uniforme processen. De komende periode worden na de afronding van verschillende ERP migraties ook de systemen in Zweden, Italië, Denemarken en België aangesloten. En ook het aansluiten van de banken in Italië zal zijn beslag krijgen. 

Het huidige systeem vormt de noodzakelijke basis voor de volgende fase. Strukton kijkt onder meer naar verdere ondersteuning van treasury processen, aanvullende automatisering en op termijn mogelijk de inrichting van een interne cashpool. 

“Nomentia is voor ons een hulpmiddel en geen eindstation”, besluit Strukton. “Nu de basis steeds beter staat, kunnen we verder bouwen aan de volgende stappen binnen treasury.” 

Korte lijnen en marktkennis 

De samenwerking tussen Strukton en Orchard Finance loopt inmiddels meerdere jaren. Naast de afzonderlijke projecten is er regelmatig contact over ontwikkelingen binnen Strukton en de treasury markt. 

Strukton waardeert daarbij vooral de korte lijnen, marktkennis en de mogelijkheid om op een informele manier te sparren over nieuwe ontwikkelingen. 

“Na een aantal jaar ken je elkaar goed en kun je gemakkelijk schakelen. Orchard Finance kent de markt en helpt ons om ontwikkelingen te vertalen naar wat die mogelijk voor Strukton betekenen”, aldus Rick Polhout, Treasury Analist bij Strukton. 

Esther Goemans-Verkleij, Partner Treasury bij Orchard Finance: “Deze samenwerking laat mooi zien dat het professionaliseren van treasury geen eenmalig project is. We begonnen met het in kaart brengen van de organisatie en de processen. In de jaren daarna hebben we Strukton ondersteund bij de selectie en implementatie van een passend TMS. Nu dit staat, kan de treasury functie zich verder ontwikkelen en steeds meer waarde toevoegen aan de organisatie.” 

Wat begon met het in kaart brengen van een sterk decentrale treasury omgeving, heeft zich zo ontwikkeld tot een bredere professionalisering. Met een duidelijker ingerichte treasury functie, meer centrale informatie en een schaalbaar systeemfundament kan Strukton de volgende stappen zetten naar verdere grip, automatisering en strategische ondersteuning van de organisatie.